Dibanding Word, mencetak di Excel terkadang memang lebih sulit terutama jika filenya berupa tabel yang panjang dan banyak. Apabila tidak menerapkan cara ngeprint Excel di kertas A4 yang benar, pasti tabel tidak seluruhnya tercetak karena ada bagian yang terpotong. Lalu, bagaimana triknya?

Cara Ngeprint Excel di Kertas A4 Agar Full Page

Umumnya, kesalahan dalam pencetakan di Excel disebabkan oleh kurang pas mengatur ukuran kertas dan area cetak. Agar tidak lagi gagal, lakukan langkah berikut saat akan print file di Excel:

Memilih Ukuran Kertas

Pastikan file yang akan dicetak sudah lengkap dan benar. Setelah itu, aturlah ukuran kertas menjadi A4. Caranya adalah:

  1. Pilih menu ‘Page Layout’;
  2. Setelah itu pilih ‘Size’ dan klik kertas ukuran A4.

Menentukan Margin Halaman

Selanjutnya, cara ngeprint excel di kertas A4 agar full juga harus memperhatikan ukuran margin atau batas halaman. Seringkali banyak yang mengabaikan langkah ini karena sudah menganggap kalau ukuran margin sudah otomatis menyesuaikan.

Cara mengatur batas halaman cetak pada Excel antara lain:

  1. Pilih ‘Margin’ yang ada di bagian ‘Page Layout’;
  2. Nanti akan muncul tampilan margin default yaitu normal, wide dan narrow. Apabila ingin mengatur dengan ukuran sendiri, maka pilih saja custom margins yang ada di bagian paling bawah;
  3. Setelah menentukan margin yang diinginkan, akan ada pilihan ‘Center on Page’ untuk memposisikan hasil cetakan di bagian tengah kertas baik itu secara horizontal maupun vertikal;
  4. Apabila salah satu pilihannya dicentang, maka hasil isi file akan tercetak persis di bagian tengah kertas;
  5. Kemudian, bukalah menu ‘View’ lalu pilih ‘Page Layout’ di bagian ‘Workbook Views’ untuk meninjau bagaimana tampilan file pada kertas berdasarkan ukuran yang tadi sudah diatur;
  6. Nantinya, Excel akan menampilkan secara jelas tampilan file sehingga bisa terlihat apakah ada bagian yang terpotong atau tidak;
  7. Apabila seluruh isi file sudah masuk ke dalam kertas, maka bisa lanjut ke langkah selanjutnya. Kalau ternyata masih ada yang terpotong, maka haru mengatur ulang margin.

Mengatur Orientasi Halaman

Memperhatikan orientasi halaman juga penting agar hasil cetakan di Excel bisa pas. Justru biasanya, cara paling sederhana untuk mengatasi bagian yang masih terpotong adalah dengan mengganti posisi kertas dari yang tadinya portrait ke landscape atau sebaliknya.

Bagi yang belum tahu, Excel memiliki orientasi default yaitu portrait. Dengan begitu, perlu diatur terlebih dahulu kalau mau diganti ke landscape. Model halaman landscape akan cocok untuk mencetak file berupa tabel yang panjang sehingga bisa muat semuanya.

Cara mengganti orientasi halaman di Excel menggunakan cara ngeprint Excel di kertas A4 dengan baik yaitu:

  1. Pilih menu ‘Page Layout’;
  2. Kemudian lanjut ke ‘Orientation’;
  3. Nantinya akan muncul pilihan ‘Portrait’ dan ‘Landscape’ lalu klik mana yang pas untuk file Excel yang akan dicetak.

Baca Juga: Cara Memperbaiki Printer HP Laserjet p1102 Tidak Bisa Print

Mengatur Print Area dan Page Break

Cara ngeprint excel di kertas A4 yang tidak terpotong juga perlu mengatur masalah print area. Terutama kalau menginginkan bagian tertentu saja untuk dicetak.

Hal ini penting karena kalau tidak diatur, Excel secara otomatis akan mencetak seluruh bagian. Misalnya, tabel di Excel dari kolom A sampai H tapi yang dibutuhkan untuk dicetak hanya kolom A sampai D. Jika demikian, maka perlu mengatur print areanya.

Berikut cara ngeprint Excel di kertas A4 untuk mengatur bagian tersebut:

  1. Blok cell mana saja yang akan dicetak;
  2. Kemudian pilih ‘Page Layout’ lalu lanjut ke bagian ‘Page Setup’;
  3. Setelah itu, pilih menu ‘Print Area’ kemudian klik ‘Set Print Area’

Selain print area, masih ada lagi bagian yang perlu menu pengaturan penting lainnya yaitu page break. Pengaturan ini khusus untuk membagi isi file yang terlalu banyak dan panjang karena tidak mungkin kalau muat satu halaman.

Cara mengaktifkan page break adalah:

  1. Masuk ke menu ‘View’;
  2. Kemudian pilih ‘Page Break Preview’ di bagian Workbook Views;
  3. Nantinya, Excel akan memunculkan pembagian area yang ditandai oleh garis putus-putus. Garis tersebut menjadi pembatas pergantian halaman yang akan dicetak;

Selain itu, garis solid juga muncul untuk menandakan bahwa bagian di dalam garis akan tercetak sedangkan bagian di luar garis akan dipotong. Hal ini sangat penting pada cara ngeprint Excel di kertas A4.

Lalu, bagaimana cara mengatur page break sesuai yang dibutuhkan? Ada 2 cara, yaitu:

  1. Cara pertama, posisikan kursor pada garis putus-putus kemudian klik kiri, tahan dan tarik ke batas cell yang diinginkan. Misalnya, garis putus-putusnya ada di cell nomor 30 tapi ingin dinaikkan ke cell nomor 25, maka drag kursor ke nomor tersebut;
  2. Cara kedua sebagai berikut:
  • Posisikan kursor di nomor cell yang diinginkan menjadi batas, ambil saja contoh yang tadi yaitu nomor 25;
  • Kemudian, masuk ke ‘Page Layout’ lalu pilih ‘Page Setup’;
  • Lanjut pilih ‘Breaks’ dan ‘Insert Page Breaks’;
  • Secara otomatis, garis putus-putus akan berpindah ke titik yang tadi diklik menggunakan kursor.

Apabila ingin menghilangkan atau menonaktifkan page breaks, maka tinggal klik pilihan ‘Remove Page Breaks’ yang posisinya persisi di bawah ‘Insert Page Breaks’.

Sedangkan untuk mengembalikan page breaks ke letaknya yang semula, maka pilih ‘Reset All Page Breaks’ yang ada di bawah ‘Remove Page Breaks’.

Mengatur Skala Pencetakan Kertas

Selanjutnya cara ngeprint Excel di kertas A4 dengan baik. Masalah skala pencetakan tidak boleh diabaikan agar nantinya isi file tidak ada yang terpotong. Langkah untuk mengatur skala pencetakan antara lain:

  1. Pilih ‘Page Layout’ kemudian lanjut ke bagian ‘Scale to Fit’;
  2. Setelah itu, atur bagian ‘Width’ dan ‘Height’;
  3. Cara mengaturnya cukup dengan mengganti width menjadi 1 page sedangkan height menjadi automatic. Nantinya, Excel yang akan menyesuaikan tinggi halaman dengan sendirinya.

Sekadar tips, skala pencetakan juga bisa diatur berdasarkan angka persenan. Sebagai contoh, apabila data yang akan dicetak cukup lebar dan banyak, maka gunakan skala persenan yang kecil. Sedangkan skala yang besar sebaiknya digunakan untuk data yang sedikit.

Mencetak Kertas

Setelah semua ukuran yang diperlukan sudah diatur, maka saatnya masuk ke proses pencetakan kertas dengan cara ngeprint Excel di kertas A4. Langkah-langkahnya antara lain:

  1. Gunakan shortcut Ctrl + P untuk mengaktifkan halaman cetak dengan lebih cepat;
  2. Setelah halaman sudah ditampilkan, isi beberapa kolom yang diperlukan yakni:
  • Kolom ‘Copies’ untuk mengatur seberapa banyak salinan file yang perlu dicetak
  • Kolom ‘Printer’ untuk memilih jenis printer yang akan digunakan
  • Kolom ‘Pages’ untuk mengatur halaman mana saja yang perlu dicetak
  • Kolom ‘Skala Pencetakan’ untuk mengatur apakah semua bagian akan disusutkan ke satu halaman (Fit Sheet on One Page), apakah lebar file akan disusutkan ke satu halaman (Fit All Column on One Page) atau tinggi file akan disusutkan ke satu halaman (Fit All Raw on One Page)
  • Kemudian, pilihlah ‘Print Preview’ untuk meninjau tampilan halaman yang akan dicetak apakah sudah sesuai atau belum;
  • Apabila sudah pas, maka akhiri dengan mengklik pilihan ‘Print’ lalu tunggu hingga printer berhasil mencetak halaman yang dibutuhkan.

Cara ngeprint excel di kertas A4 agar pas dalam satu halaman bisa dibilang cukup mudah. Kuncinya adalah jeli dalam menyesuaikan margin, ukuran kertas dan area cetak. Dengan pengaturan yang benar, maka tabel yang sudah dibuat dalam Excel akan tercetak rapi.

Selain itu, sesuaikan juga tampilan data dengan orientasi halaman. Apabila data yang dimasukan cukup banyak, maka gunakan tabel panjang pada halaman landscape.

Sebaliknya, data yang sedikit maka cukup gunakan halaman portrait. Terakhir, selalu gunakan fitur Print Preview sebelum mencetak kertas sehingga bisa melakukan revisi kalau ada bagian yang tidak masuk page. Itulah tadi cara ngeprint Excel di kertas A4 dengan baik yang patut anda coba.

Baca Rekomendasi Berikut: