Menyebalkan memang kalau ternyata tabel Excel yang sudah dibuat malah tercetak tidak proporsional. Kadang terlalu besar, terlalu kecil bahkan ada bagian yang terpotong. Masalah tersebut bisa diselesaikan dengan mempraktekkan cara print Excel untuk membuat tampilan dokumen rapi.

6 Cara Print Excel Agar Hasil Cetakannya Pas

Pada dasarnya, cara print dokumen memiliki langkah yang sama baik itu di Excel maupun Word. Perbedaannya hanya pada pengaturan margin, skala, page break dan hal detail lain yang berhubungan dengan jenis dokumen.

Khusus Excel memang butuh ketelitian agar terhindar dari kesalahan cetak. Apalagi dokumen Excel seringkali berupa tabel yang banyak dan panjang. Tentu saja perlu usaha lebih agar semua isi tabel yang dibutuhkan tercetak tanpa memiliki tampilan yang aneh.

Berikut 6 cara print Excel yang wajib dipraktekkan saat akan mencetak dokumen Excel:

Menentukan Ukuran Kertas

Hal pertama yang wajib dilakukan pada cara print Excel adalah memilih ukuran kertas agar tidak terbawa dengan pengaturan default Excel. Langkah untuk mengaturnya yaitu:

  1. Masuk ke bagian ‘Page Layout’;
  2. Kemudian pilih ‘Size’ dan lanjut ke ukuran kertas yang diinginkan;
  3. Apabila menginginkan custom size, maka arahkan kursor ke pilihan ‘More Paper Sizes’;
  4. Setelah itu, pilih ‘Options’ lalu akan muncul kotak pengaturan printer;
  5. Arahkan kursor ke bagian ‘Page Setup’ kemudian di pilihan ‘Page’ scroll ke paling bawah dan klik ‘Custom’;
  6. Lalu isilah ukuran panjang dan tinggi kertas yang diinginkan sesuai dengan satuan yang dipilih apakah itu mm atau inch;
  7. Akhiri dengan mengklik ‘OK’ sehingga perubahannya akan tersimpan.

Mengatur Print Area dan Page Break

Kalau ukuran kertas sudah beres, sekarang saatnya mengatur print area alias area cetak dan page break yang masuk dalam cara print Excel. Print area dimaksudkan untuk menentukan bagian mana saja yang akan dicetak sehingga tidak semua tabel terbawa.

Berikut langkah untuk mengatur print area:

  1. Pilih baris mana saja yang akan dicetak dengan cara memblok menggunakan kursor. Misalnya 20 baris pertama dari tabel yang berjumlah 50 baris;
  2. Setelah itu, masuk ke menu ‘Page Layout’ lalu lanjut ke ‘Print Area;
  3. Kemudian klik ‘Set Print Area’ sehingga bagian yang diblok tadilah yang nantinya akan tercetak.

Selanjutnya, cara print Excel agar hasilnya tidak kecil dan terpotong maka harus mengaktifkan page break. Fungsi dari page break adalah menunjukan batas dari tabel yang nantinya tercetak dalam satu halaman.

Dengan begitu, kalau ternyata ada bagian yang tidak masuk bisa langsung diatur ulang. Caranya adalah:

  1. Pilih menu ‘View’;
  2. Lalu lanjut pilih ‘Page Break Preview’ di menu Workbook Views;
  3. Kemudian akan muncul garis putus-putus sebagai pembatas dokumen dan garis solid sebagai pembatas pergantian halaman. Apabila ada bagian yang tidak diinginkan, cukup geser saja garisnya.

Memeriksa Data yang Tersembunyi

Cara print Excel, sebelum lanjut ke tahap berikut, pastikan tidak ada cell yang menyempit sehingga sebagian data ada yang tersembunyi karena kekurangan space. Cara paling gampang untuk memperbaikinya adalah dengan melebarkan kolom cell sehingga data bisa muncul seutuhnya.

Adapun cara yang kedua yaitu:

  1. Arahkan kursor ke kolom yang menyempit hingga semuanya terblok;
  2. Setelah itu, pilih menu ‘Wrap Text’;
  3. Secara otomatis, kolom akan melebar sesuai dengan data yang mengisi kolom tersebut sehingga tidak ada lagi yang tersembunyi.

Lalu, bagaimana kalau ada kolom yang error? Misalnya beberapa kolom tabel terisi dengan #NAMEDV! dan sejenisnya. Berikut langkah untuk memperbaikinya:

  1. Masuk ke bagian ‘Page Layout’ kemudian klik ‘Page Setup’
  2. Setelah itu, pilih ‘Sheet’ kemudian klik ‘Cell Error As’;
  3. Akhiri dengan mengklik ‘OK’.

Baca Juga: Cara Ngeprint Excel di Kertas A4 Agar Hasilnya Rapi

Mengatur Margin dan Scaling

Penting diketahui bahwa mengatur skala merupakan bagian dari cara print Excel yang membuat hasil cetakan tidak kecil. Kebanyakan orang masih belum tahu kalau pengaturan page break kadang menyebabkan skala file mengecil.

Oleh sebab itu, scaling wajib diatur agar dokumen tetap rapi. Caranya adalah sebagai berikut:

  1. Arahkan kursor ke ‘Page Layout’ lalu pilih ‘Scale’;
  2. Kemudian, atur dengan memperbesar atau memperkecil skala sesuai dengan tampilan yang dibutuhkan.

Tidak hanya skala, margin atau batas cetak juga perlu diperhatikan. Pengaturan yang benar bisa membuat hasil print terlihat proporsional. Berikut langkah mengatur margin di Excel:

  1. Pilih ‘Page Layout’ kemudian lanjut ke ‘Margins’;
  2. Setelah itu, pilih ‘Custom Margins’;
  3. Atur margins yang diinginkan. Misalnya, jika ingin memanfaatkan full satu halaman maka ganti margins ke angka 0;
  4. Kemudian, centang pilihan ‘Horizontally’ atau ‘Vertically’ pada bagian ‘Center on Page’ agar posisi data yang tercetak ada tepat di bagian tengah kertas.

Meninjau Halaman

Pastikan untuk selalu meninjau tampilan dokumen melalui Print Preview sebelum lanjut ke proses pencetakan. Hal ini penting cara print Excel untuk mengetahui apakah posisi dokumen sudah sesuai atau masih ada yang harus diperbaiki.

Mencetak Halaman

Apabila semua langkah sudah dilakukan, maka langsung saja print dokumen dengan menggunakan shortcut Ctrl + P agar lebih cepat.

Jangan lupa untuk mengisi beberapa kolom, meliputi:

  • Copies untuk mengatur berapa banyak salinan halaman yang dibutuhkan
  • Pages untuk mengatur halaman berapa saja yang akan diprint
  • Orientation untuk mengatur apakah posisi halaman akan dibuat landscape atau portrait. Kalau di tahap sebelumnya sudah ditentukan, maka abaikan saja dan jangan diatur ulang;
  • Kemudian langsung saja klik ‘Print’.

Bagaimana jika ingin mencetak banyak sheet sekaligus? Cukup mudah, berikut langkah-langkahnya:

  1. Pertama, pilih sheet mana saja yang akan dicetak, baik itu masih dalam satu halaman maupun berbeda halaman;
  2. Kedua, setelah memblok semua sheet maka arahkan kursor ke ‘Select All Sheets’;
  3. Selanjutnya, akan muncul tulisan ‘Book 1 [Group] pada bar paling atas yang menandakan bahwa semua sheet sudah dikelompokan dan siap dicetak secara bersamaan;
  4. Apabila ingin menghilangkan salah satu sheet, maka cukup klik ‘Ungroup Sheets’.

Bagi yang akan mencetak beberapa lembar dengan orientation yang berbeda, terapkan trik berikut sehingga tidak perlu mencetaknya satu per satu:

  1. Awali dengan memilih sheet yang akan dicetak dengan cara memblok seluruh bagian sheet;
  2. Setelah itu, masuk ke menu ‘Page Layout’ lalu pilih ‘Page Setup’;
  3. Lanjut dengan mengklik ‘Orientation’ lalu pilih apakah akan dibuat portrait atau landscape;
  4. Kemudian, lanjut ke proses pencetakan.

Intinya, blok dulu semua sheet yang akan diubah orientationnya. Setelah itu, barulah bisa dicetak secara bersamaan.

Cara print Excel agar dokumen yang tercetak bisa pas dan rapi memang membutuhkan ketelitian namun sebenarnya mudah. Beberapa faktor penting yang menentukan adalah ukuran kertas, skala, margin dan area cetak.

Pada umumnya, data di Excel dibuat dalam bentuk tabel. Tetapi, apabila ingin mencetak data tanpa menggunakan border atau garis-garis tabel juga bisa. Caranya adalah dengan mengaktifkan Gridlines pada kotak pengaturan Print.

Selalu ingat untuk meninjau tampilan halaman sebelum mengklik perintah cetak. Dengan memanfaatkan fitur Print Preview, kesalahan kecil pun akan terlihat sehingga bisa langsung diperbaiki.

Baca Rekomendasi Berikut: